{"id":534,"date":"2019-02-20T18:07:13","date_gmt":"2019-02-20T18:07:13","guid":{"rendered":"https:\/\/www.lomaxim.com\/?p=534"},"modified":"2019-02-20T18:16:02","modified_gmt":"2019-02-20T18:16:02","slug":"desventajas-hacer-horarios-de-trabajo-en-excel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.lomaxim.com\/index.php\/desventajas-hacer-horarios-de-trabajo-en-excel\/","title":{"rendered":"10 razones por las que no hacer horarios de trabajo en Excel"},"content":{"rendered":"<p>Planificar y crear los turnos y horarios de trabajo de los empleados de manera \u00f3ptima no es una tarea sencilla, especialmente en empresas de carga de trabajo variable como el sector del retail, hosteleria, supermercados\u2026<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><strong>En muchas empresas se sigue utilizando excel para hacer los horarios de trabajo, lo que en la mayor\u00eda de caso no es eficiente.<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\">Las hojas de c\u00e1lculo son una herramienta valiosas y muy \u00fatiles para muchas funciones dentro de una empresa, pero tienen sus limitaciones y desventajas frente a otras herramientas cuando se utilizan para la planificaci\u00f3n y gesti\u00f3n de horarios.<\/p>\n<p>Por eso, aunque muchos consideren que es una opci\u00f3n f\u00e1cil y econ\u00f3mica, vamos a darte las 10 razones por las que no hacer los horarios de trabajo en excel<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>Desventajas de hacer horarios de trabajo en Excel<\/h2>\n<h3>El tiempo empleado en planificar y hacer horarios de trabajo<\/h3>\n<p>La inversi\u00f3n de tiempo de los responsables en crear los cuadrantes de trabajo es significativa, y crece exponencialmente seg\u00fan el n\u00famero de trabajadores que tenemos a nuestro cargo.<\/p>\n<p><strong>Los responsables de las empresas ocupan en la creaci\u00f3n y gesti\u00f3n de horarios del personal un promedio de 2,7 horas<\/strong>, cifra que asciende a ocho horas para aquellos que todav\u00eda utilizan hojas de c\u00e1lculo anticuadas.<br \/>\nEstos tiempos se incrementan exponencialmente en empresas grandes con plantillas numerosas. Un d\u00eda entero a la semana empleado simplemente para asignar los turnos de trabajo\u2026 el tiempo tambi\u00e9n es dinero<\/p>\n<h3>El tiempo en modificar los turnos de trabajo por cambios e imprevistos<\/h3>\n<p>Usar Excel para crear horarios de los empleados podr\u00eda ser suficiente si nada cambia, pero los turnos pueden cambiar a diario por <em>bajas laborales, ausencias justificadas o injustificadas<\/em>&#8230; Realizar los cambios en los horarios y cuadrarlos puede demorarse significativamente ante cualquier peque\u00f1o imprevisto, algo habitual en el mundo laboral.<\/p>\n<p>Si nuestro objetivo al crear turnos de trabajo es ahorrar tiempo y evitar confusiones, usar una hoja de c\u00e1lculo puede tener el efecto opuesto.<\/p>\n<h3>Dificil gesti\u00f3n en plantillas de muchos empleados o diversos departamentos<\/h3>\n<p>En una mediana o gran empresa con una plantilla amplia, la tabla o <em>plantilla de excel para los horarios<\/em> se convierte en una vor\u00e1gine de datos y colores en la que podremos encontrar dificultades para leer y entender.<\/p>\n<p>Si adem\u00e1s la empresa tiene diferentes departamentos ser\u00eda muy normal que quisi\u00e9ramos que cada departamento estuviera diferenciado, para poder llevar un mejor control o compartirlo \u00fanicamente con dicho departamento. Soluciones siempre hay:<\/p>\n<ul>\n<li>Podemos crear diferentes hojas de Excel por departamento, pero cada nuevo mes todas esas hojas deber\u00edan de ser duplicadas, creando documentos con una cantidad de hojas desmesurada para un uso \u00f3ptimo del documento<\/li>\n<li>Podr\u00edamos generar diferentes documentos por departamento. Con lo que adem\u00e1s de duplicar innecesariamente el n\u00famero de documentos a gestionar, ser\u00e1 complicado conseguir datos globales de la plantilla o encontrar la informaci\u00f3n necesaria en determinados momentos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ninguna de las opciones nos resulta especialmente convincente<\/p>\n<h3>Dificultad en la comunicaci\u00f3n del horario a los empleados<\/h3>\n<p>Algo fundamental en los horarios es comunicarselo a los trabajadores, para que puedan cumplirlos. Y algo verdaderamente \u00fatil es que los empleados puedan consultarlo en cualquier momento para poder planificarse.<\/p>\n<p>Al hacer los horarios en Excel nadie, excepto la persona que lo crea, tiene acceso al documento de trabajo. Para comunic\u00e1rselo al personal tendr\u00edamos diversas opciones<\/p>\n<ul>\n<li>Imprimir la planilla y entregarla a cada empleado o dejarla a la vista en el centro de trabajo<\/li>\n<li>Enviarles una copia del horario por correo electr\u00f3nico<\/li>\n<li>Compartir el documento en la nube.<\/li>\n<li>Utilizar un sistema de mensajer\u00eda para avisar de sus turnos a cada empleado<\/li>\n<\/ul>\n<p>Pero, \u00bfqu\u00e9 pasa si hay que hacer alguna modificaci\u00f3n por un pico de trabajo inesperado, una baja, unas vacaciones\u2026<br \/>\nDeberemos de volver a hacer el mismo proceso de comunicaci\u00f3n en cada cambio.<\/p>\n<p>Las opciones de trabajo en la nube pueden facilitarnos la tarea, pero no hay que olvidar que los documentos de Excel no son especialmente amigables al consultarlos desde dispositivos moviles, una de las herramientas m\u00e1s utilizadas por la gente para consultarlos.<\/p>\n<p><strong>Una APP para horarios de trabajo permitir\u00eda cualquier consulta sobre los turnos de trabajo en cualquier lugar y momento<\/strong><\/p>\n<h3>Es propenso al error humano.<\/h3>\n<p>Al ingresar o administrar en Excel los datos de los turnos, horarios, vacaciones, horas trabajadas\u2026 lo hacemos manualmente, por lo que siempre hay una probabilidad de equivocarse.<\/p>\n<p>Si creamos manualmente su f\u00f3rmula y cometemos un error, los datos estar\u00e1n equivocados.<\/p>\n<p>Si bien todos cometemos errores, localizar un error en una hoja de c\u00e1lculo extensa es una labor complicada que puede llevarnos m\u00e1s tiempo de lo pensado. Hasta que detectamos el fallo, este se puede arrastrar en cadena.<\/p>\n<h3>Imposibilidad de gestionar solicitudes de vacaciones, dias libres&#8230;<\/h3>\n<p><em>Al gestionar la planificaci\u00f3n de horarios vamos a recibir numerosas solicitudes de vacaciones, d\u00edas de asuntos propios, cambios de turnos\u2026<\/em>\u00a0\u00a0A trav\u00e9s de Excel no podemos recibir solicitudes, por lo que los empleados nos las har\u00e1n llegar por los canales establecidos: oral, email, sistema de mensajer\u00eda\u2026<\/p>\n<p>Al abrir el documento de Excel para crear los horarios, deberemos consultar f\u00edsicamente o en otra plataforma estas solicitudes para poder tenerlas en cuenta.<\/p>\n<p>Los software de planificaci\u00f3n de horarios avanzados permiten que los empleados hagan estas solicitudes en la misma plataforma, sin necesidad de consultarlas externamente. Con lo que conseguimos<\/p>\n<ul>\n<li>Que todas las solicitudes queden registradas para su consulta<\/li>\n<li>Notificaciones a los encargados con cada nueva solicitud<\/li>\n<li>Notificaciones a los empleados si su solicitud de vacaiones, dias libres\u2026 ha sido aceptada o no<\/li>\n<li>Total integraci\u00f3n en la programa de gesti\u00f3n de horarios<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Dif\u00edcil de ajustar las plantillas de horarios<\/h3>\n<p>Podemos encontrar en internet <strong>excelentes plantillas de horarios de trabajo en Excel<\/strong> que inicialmente pueden cubrir nuestras necesidades.\u00a0Pero nuestra necesidad de personal y variables de la plantilla puede cambiar completamente en una semana.<\/p>\n<p>Excel carece de la flexibilidad que se necesita al programar el personal, por muchas formulas y colores que utilicemos una hoja de c\u00e1lculo es est\u00e1tica a menos que la cambiemos manualmente<br \/>\nPodemos pasarnos horas ajustando una plantilla de Excel cuando cambian los turnos de trabajo o nuestras necesidades.<\/p>\n<h3>Carece de caracter\u00edsticas avanzadas.<\/h3>\n<p>Al gestionar el personal nos iremos enfrentando a nuevas necesidades, por ejemplo el control horario del personal ante la propuesta de ley del registro de horas de los trabajadores.<\/p>\n<p>Para ir cubriendo estas nuevas necesidades, que se relacionan directamente con la planificaci\u00f3n de horarios, podemos seguir optando por utilizar Excel. Esto conlleva el consecuente aumento de tiempo en la gesti\u00f3n, al tener que introducir m\u00e1s y m\u00e1s datos como las horas trabajadas cada d\u00eda.<\/p>\n<p>Encontramos diversos softwares de gesti\u00f3n de los turnos de trabajo que incluyen sistemas de fichajes. Los empleados pueden registrar su entrada \/ salida desde cualquier dispositivo. Y podremos tener en cuenta los datos de horas trabajadas facilmente al crear los nuevos turnos.<\/p>\n<p>Integrar estas nuevas tecnolog\u00edas que nos facilitan datos con nuestros horarios de en Excel es una tarea bastante dificil y en algunos casos inviable<\/p>\n<h3>No puede ser automatizado<\/h3>\n<p>Las hojas de c\u00e1lculo utilizan f\u00f3rmulas que realizan c\u00e1lculos autom\u00e1ticamente, pero cuando est\u00e1 realizando la planificaci\u00f3n de horarios, hay demasiadas variables para calcular que no pueden automatizarse completamente<\/p>\n<h3>Complicado cruzar datos para an\u00e1lisis global<\/h3>\n<p>En un libro de Excel se crean los horarios, en otro el control de asistencia de los empleados, podemos tener otro para los volumenes de ventas y as\u00ed infinitos seg\u00fan la informaci\u00f3n que necesitemos manejar en la empresa<\/p>\n<p>El business intelligence, o inteligencia de negocio, se basa en analizar toda esta informaci\u00f3n para mejorar y optimizar las decisiones y rendimiento: extraer conclusiones o ver tendencias del negocio.<\/p>\n<p>En cada uno de estos archivos trabajan diferentes personas con sus propias metodolog\u00edas de trabajo y l\u00f3gicas para introducir la informaci\u00f3n, lo que dificulta el cruce de informaci\u00f3n para poder interpretarla y optimizar nuestra empresa<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>En resumen&#8230;<\/h2>\n<p>Hacer los horarios de trabajo en Excel, enviar notificaciones a los empleados a trav\u00e9s de una aplicaci\u00f3n de mensajer\u00eda, o emplear un calendario compartido, puede ser viable pero no eficiente.<\/p>\n<p>Existen <strong>programas de gesti\u00f3n empresarial para optimizar la planificaci\u00f3n, creaci\u00f3n y comunicaci\u00f3n de los turnos de trabajo<\/strong>, que no solo beneficiar\u00e1n a los supervisores, sino tambi\u00e9n a los propios empleados, ya que podr\u00e1n acceder a sus horarios a trav\u00e9s de sus dispositivos m\u00f3viles, solicitar tiempo libre, cambiar su disponibilidad y mucho m\u00e1s.<\/p>\n<p>Adem\u00e1s si elegimos una buena herramienta de planificaci\u00f3n de horarios se pueden generan los horarios autom\u00e1ticamente basados en Anal\u00edtica Avanzada. Crear horarios inteligentes orientados a buscar la mayor rentabilidad del establecimiento, y la reducci\u00f3n de costes laborales.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Planificar y crear los turnos y horarios de trabajo de los empleados de manera \u00f3ptima no es una tarea sencilla, especialmente en empresas de carga de trabajo variable como el sector del retail, hosteleria, supermercados\u2026&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":541,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[27],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.lomaxim.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/534"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.lomaxim.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.lomaxim.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lomaxim.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lomaxim.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=534"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/www.lomaxim.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/534\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":547,"href":"https:\/\/www.lomaxim.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/534\/revisions\/547"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lomaxim.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/541"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.lomaxim.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=534"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lomaxim.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=534"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lomaxim.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=534"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}