Planificar y crear los turnos y horarios de trabajo de los empleados de manera óptima no es una tarea sencilla, especialmente en empresas de carga de trabajo variable como el sector del retail, hosteleria, supermercados…
En muchas empresas se sigue utilizando excel para hacer los horarios de trabajo, lo que en la mayoría de caso no es eficiente.
Las hojas de cálculo son una herramienta valiosas y muy útiles para muchas funciones dentro de una empresa, pero tienen sus limitaciones y desventajas frente a otras herramientas cuando se utilizan para la planificación y gestión de horarios.
Por eso, aunque muchos consideren que es una opción fácil y económica, vamos a darte las 10 razones por las que no hacer los horarios de trabajo en excel
Desventajas de hacer horarios de trabajo en Excel
El tiempo empleado en planificar y hacer horarios de trabajo
La inversión de tiempo de los responsables en crear los cuadrantes de trabajo es significativa, y crece exponencialmente según el número de trabajadores que tenemos a nuestro cargo.
Los responsables de las empresas ocupan en la creación y gestión de horarios del personal un promedio de 2,7 horas, cifra que asciende a ocho horas para aquellos que todavía utilizan hojas de cálculo anticuadas.
Estos tiempos se incrementan exponencialmente en empresas grandes con plantillas numerosas. Un día entero a la semana empleado simplemente para asignar los turnos de trabajo… el tiempo también es dinero
El tiempo en modificar los turnos de trabajo por cambios e imprevistos
Usar Excel para crear horarios de los empleados podría ser suficiente si nada cambia, pero los turnos pueden cambiar a diario por bajas laborales, ausencias justificadas o injustificadas… Realizar los cambios en los horarios y cuadrarlos puede demorarse significativamente ante cualquier pequeño imprevisto, algo habitual en el mundo laboral.
Si nuestro objetivo al crear turnos de trabajo es ahorrar tiempo y evitar confusiones, usar una hoja de cálculo puede tener el efecto opuesto.
Dificil gestión en plantillas de muchos empleados o diversos departamentos
En una mediana o gran empresa con una plantilla amplia, la tabla o plantilla de excel para los horarios se convierte en una vorágine de datos y colores en la que podremos encontrar dificultades para leer y entender.
Si además la empresa tiene diferentes departamentos sería muy normal que quisiéramos que cada departamento estuviera diferenciado, para poder llevar un mejor control o compartirlo únicamente con dicho departamento. Soluciones siempre hay:
- Podemos crear diferentes hojas de Excel por departamento, pero cada nuevo mes todas esas hojas deberían de ser duplicadas, creando documentos con una cantidad de hojas desmesurada para un uso óptimo del documento
- Podríamos generar diferentes documentos por departamento. Con lo que además de duplicar innecesariamente el número de documentos a gestionar, será complicado conseguir datos globales de la plantilla o encontrar la información necesaria en determinados momentos.
Ninguna de las opciones nos resulta especialmente convincente
Dificultad en la comunicación del horario a los empleados
Algo fundamental en los horarios es comunicarselo a los trabajadores, para que puedan cumplirlos. Y algo verdaderamente útil es que los empleados puedan consultarlo en cualquier momento para poder planificarse.
Al hacer los horarios en Excel nadie, excepto la persona que lo crea, tiene acceso al documento de trabajo. Para comunicárselo al personal tendríamos diversas opciones
- Imprimir la planilla y entregarla a cada empleado o dejarla a la vista en el centro de trabajo
- Enviarles una copia del horario por correo electrónico
- Compartir el documento en la nube.
- Utilizar un sistema de mensajería para avisar de sus turnos a cada empleado
Pero, ¿qué pasa si hay que hacer alguna modificación por un pico de trabajo inesperado, una baja, unas vacaciones…
Deberemos de volver a hacer el mismo proceso de comunicación en cada cambio.
Las opciones de trabajo en la nube pueden facilitarnos la tarea, pero no hay que olvidar que los documentos de Excel no son especialmente amigables al consultarlos desde dispositivos moviles, una de las herramientas más utilizadas por la gente para consultarlos.
Una APP para horarios de trabajo permitiría cualquier consulta sobre los turnos de trabajo en cualquier lugar y momento
Es propenso al error humano.
Al ingresar o administrar en Excel los datos de los turnos, horarios, vacaciones, horas trabajadas… lo hacemos manualmente, por lo que siempre hay una probabilidad de equivocarse.
Si creamos manualmente su fórmula y cometemos un error, los datos estarán equivocados.
Si bien todos cometemos errores, localizar un error en una hoja de cálculo extensa es una labor complicada que puede llevarnos más tiempo de lo pensado. Hasta que detectamos el fallo, este se puede arrastrar en cadena.
Imposibilidad de gestionar solicitudes de vacaciones, dias libres…
Al gestionar la planificación de horarios vamos a recibir numerosas solicitudes de vacaciones, días de asuntos propios, cambios de turnos… A través de Excel no podemos recibir solicitudes, por lo que los empleados nos las harán llegar por los canales establecidos: oral, email, sistema de mensajería…
Al abrir el documento de Excel para crear los horarios, deberemos consultar físicamente o en otra plataforma estas solicitudes para poder tenerlas en cuenta.
Los software de planificación de horarios avanzados permiten que los empleados hagan estas solicitudes en la misma plataforma, sin necesidad de consultarlas externamente. Con lo que conseguimos
- Que todas las solicitudes queden registradas para su consulta
- Notificaciones a los encargados con cada nueva solicitud
- Notificaciones a los empleados si su solicitud de vacaiones, dias libres… ha sido aceptada o no
- Total integración en la programa de gestión de horarios
Difícil de ajustar las plantillas de horarios
Podemos encontrar en internet excelentes plantillas de horarios de trabajo en Excel que inicialmente pueden cubrir nuestras necesidades. Pero nuestra necesidad de personal y variables de la plantilla puede cambiar completamente en una semana.
Excel carece de la flexibilidad que se necesita al programar el personal, por muchas formulas y colores que utilicemos una hoja de cálculo es estática a menos que la cambiemos manualmente
Podemos pasarnos horas ajustando una plantilla de Excel cuando cambian los turnos de trabajo o nuestras necesidades.
Carece de características avanzadas.
Al gestionar el personal nos iremos enfrentando a nuevas necesidades, por ejemplo el control horario del personal ante la propuesta de ley del registro de horas de los trabajadores.
Para ir cubriendo estas nuevas necesidades, que se relacionan directamente con la planificación de horarios, podemos seguir optando por utilizar Excel. Esto conlleva el consecuente aumento de tiempo en la gestión, al tener que introducir más y más datos como las horas trabajadas cada día.
Encontramos diversos softwares de gestión de los turnos de trabajo que incluyen sistemas de fichajes. Los empleados pueden registrar su entrada / salida desde cualquier dispositivo. Y podremos tener en cuenta los datos de horas trabajadas facilmente al crear los nuevos turnos.
Integrar estas nuevas tecnologías que nos facilitan datos con nuestros horarios de en Excel es una tarea bastante dificil y en algunos casos inviable
No puede ser automatizado
Las hojas de cálculo utilizan fórmulas que realizan cálculos automáticamente, pero cuando está realizando la planificación de horarios, hay demasiadas variables para calcular que no pueden automatizarse completamente
Complicado cruzar datos para análisis global
En un libro de Excel se crean los horarios, en otro el control de asistencia de los empleados, podemos tener otro para los volumenes de ventas y así infinitos según la información que necesitemos manejar en la empresa
El business intelligence, o inteligencia de negocio, se basa en analizar toda esta información para mejorar y optimizar las decisiones y rendimiento: extraer conclusiones o ver tendencias del negocio.
En cada uno de estos archivos trabajan diferentes personas con sus propias metodologías de trabajo y lógicas para introducir la información, lo que dificulta el cruce de información para poder interpretarla y optimizar nuestra empresa
En resumen…
Hacer los horarios de trabajo en Excel, enviar notificaciones a los empleados a través de una aplicación de mensajería, o emplear un calendario compartido, puede ser viable pero no eficiente.
Existen programas de gestión empresarial para optimizar la planificación, creación y comunicación de los turnos de trabajo, que no solo beneficiarán a los supervisores, sino también a los propios empleados, ya que podrán acceder a sus horarios a través de sus dispositivos móviles, solicitar tiempo libre, cambiar su disponibilidad y mucho más.
Además si elegimos una buena herramienta de planificación de horarios se pueden generan los horarios automáticamente basados en Analítica Avanzada. Crear horarios inteligentes orientados a buscar la mayor rentabilidad del establecimiento, y la reducción de costes laborales.
