La correcta organización y planificación de los turnos de trabajo supone tener la plantilla adecuada en el momento adecuado, para mejorar la productividad y la atención al cliente con el personal necesario, sin incrementar los costes
Factores a considerar a la hora de realizar horarios y turnos de trabajo
En el sector retail, comercios y supermercados la organización de los turnos del personal tiene la particularidad de que la semana laboral no es la habitual, de lunes a viernes y el horario es continuado, por lo que debemos planificar los turnos de trabajo de los empleados en base a
- La jornada laboral para la que está contratado cada empleado: Puede que tengamos trabajadores a tiempo completo y otros a media jornada.
- La legislación en materia de turnos de trabajo: Tendremos en cuenta el máximo de horas que puede trabajar una persona diariamente, que suele quedar pactado en el convenio. Además al crear los turnos se debe considerar el periodo de descanso entre turnos, que por ley debe ser mínimo de 12h. En determinadas situaciones de picos de trabajo se puede recurrir a horas extra o la bolsa de horas.
- Los horarios en los que necesitamos personal: Durante el periodo entre la apertura y cierre obligatoriamente debemos tener algún empleado para poder atender a los clientes, pero además en la mayoría de comercios se debe considerar un periodo antes y después para la realización de tareas de organización, reposición, limpieza…
- La planificación y asignación de tareas: En determinados establecimientos es muy importante la asignación de tareas junto a la planificación de turnos de trabajo, no solo en pos de mejorar la productividad, sino también teniendo en cuenta los roles del personal. A continuación desarrollaremos este punto
- Las preferencias de horarios de los empleados: No suele ser sencillo cuadrar los turnos de trabajo de manera que toda la plantilla esté contenta. En cualquier caso es recomendable dar la oportunidad a los empleados de comunicar sus preferencias, ya que puede que encontremos algún trabajador tiene preferencia por un turno que casi nadie quiere realizar. En la medida de lo posible intentaremos satisfacer las preferencias de nuestros empleados y mejorar la conciliación profesional y la vida personal.
La asignación de tareas al planificar los turnos de trabajo
La asignación de tareas a la hora de crear los horarios de trabajo no siempre es tenida en cuenta, pero en determinadas superficies comerciales es de vital importancia. Deberemos de organizar y temporalizar la asignación de tareas para que puedan llevarse a cabo correctamente sin perjudicar la atención al cliente, que debe ser la prioridad
Asignación de tareas dependiendo de los horarios
Hay determinadas tareas como la continuidad en la reposición u organización de productos, que pueden realizarlas la mayoría de los empleados y que pueden asignarse casi en cualquier periodo a lo largo del día. Estas tareas deberían asignarse en momentos en los que previsiblemente tendremos menor carga de trabajo, por ejemplo en una tienda de ropa a primera hora de la mañana o al medio día. De esta manera aunque no haya clientes a los que atender el empleado podrá realizar tareas productivas.
Hay otras tareas en las que sí debemos tener en consideración el horario, por ejemplo si el repartidor siempre llega a las 13h para recoger los envíos, la preparación de los mismos deberá realizarse antes. O por ejemplo el cierre de caja o ingresar el dinero son tareas con condicionantes horarios y que deben realizarse todos los días
Asignar tareas dependiendo de la capacitación de los empleados.
No todos los empleados están capacitados o autorizados para las mismas funciones, por lo que para planificar los horarios también deberemos atender a nuestra organización o protocolos.
Seguramente no cualquier empleado está autorizado a realizar la tarea de cierre de caja o ingresar dinero, esto suele estar asignado al personal con un mayor rango o responsabilidad. Por lo que si son tareas con un condicionante horario y asignadas a determinados cargos, deberemos tener en cuenta que alguien con ese rango esté presente en los momentos que se deben realizar.
Otro ejemplo lo encontramos al gestionar turnos de supermercados. Probablemente todos los empleados pueden hacer función de reponer o cobrar en caja, pero además hay otros empleados con funciones especiales que los demás no pueden cubrir: El carnicero tiene la capacitación para desarrollar su tarea en carnicería, pero no en pescadería, y lo mismo a la inversa.
Gestionar fácilmente las tareas al planificar horarios de trabajo con Lomaxim
Lomaxim es un software de creación de horarios de trabajo optimizados, una solución para optimizar la gestión de recursos humanos de grandes cadenas retail y supermercados con gran número de empleados.
Lomaxim realizará automáticamente la planificación de los turnos teniendo en cuenta todos los condicionantes nombrados, ya que entre muchas otras variables permite la inserción de tareas según el puesto, el horario y las prioridades de las mismas.
Por ejemplo podremos asignar como tarea prioritaria al carnicero la gestión de la carnicería, pero si tenemos más personal en ese momento con el mismo rango o disponemos de más tiempo podemos del empleado podremos asignarle otras tareas.
Por lo tanto siempre tendrá en su superficie comercial las personas necesarias para realizar todas las tareas en el momento en que se necesiten, y distribuirá automáticamente los turnos de trabajo de una manera eficiente
Si alguna tarea no se puede cumplimentar con los parámetros definidos, el sistema nos marca un aviso para que valoremos si cambiamos los horarios de alguna persona, añadimos personal o dejamos alguna tarea no esencial sin realizar.
Además en Lomaxim podemos contar con los históricos de ventas y otras variables para predecir la afluencia de clientes durante cada periodo del día. Esto también se tiene en cuenta a la hora de asignar el personal necesario para poder darles la mejor atención posible, que como comercio debe ser la prioridad para incrementar el número de ventas