Una buena gestion de las vacaciones de los empleados es imprescindible en una buena gestión de empresa.

Al realizar la planificación y gestion de vacaciones obviamente debemos satisfacer las necesidades productivas de la empresa, pero a su vez deberíamos satisfacer a los trabajadores. Las vacaciones bien gestionadas pueden convertirse en una de las ventajas competitivas que mejor valore tu personal y aumente la fidelización a la empresa.

Factores para planificar la gestion de vacaciones

Establecer el periodo vacacional

Cada vez encontramos menos empresas que optan por la formula de cerrar durante todo el mes de agosto o al menos unas semanas.

Esta decisión de cerrar o no la empresa viene determinada generalmente por el estudio de nuestros clientes y si el volumen de trabajo compensa mantener la actividad. Para algunas corporaciones puede ser más interesante cerrar un mes de vacaciones que estar varios meses funcionando con la mitad de la plantilla habitual.

Algunos de los efectos positivos de cerrar en vacaciones son:

• Todos los empleados podrán desconectar completamente en las vacaciones de la actividad empresarial, algo que no siempre es facil en jefes de departamento y altos mandos
• Se puede aprovechar este periodo para realizar mejoras como renovación de software o de oficina, que interrumpiría la actividad normal de los empleados

Conocer que puestos de trabajo son indispensables

En ocasiones puede ser suficiente con mantener unos mínimos recursos en determinados departamentos y cerrar el resto. Esta medida permite programar el calendario vacacional en torno a unas mismas fechas, de las que deben ser conocedores los empleados desde el principio, a poder ser en su incorporación a la empresa, para evitar conflictos

Si la empresa debe mantenerse abierta en vacaciones deberemos definir los puestos que deben estar siempre cubiertos para llevar a cabo nuestra actividad. El mínimo personal necesario que no podrá de disfrutar sus vacaciones a la vez y poder saber las opciones reales de ofrecer vacaciones al mismo tiempo a diversos empleados.

Consejos en la gestion de dias libres

Comenzar a gestionar el reparto de vacaciones con antelación

La mayoría de los empleados preferiría saber cuanto antes cuando podrá disfrutar de sus días libres, no esperes a que sean los propios empleados quienes tomen la iniciativa de solicitar las vacaciones.

El momento ideal para comenzar a consultar las preferencias de los empleados es a finales de febrero. La plantilla lo percibirá como una atención de la empresa y nos dará un tiempo para encontrar el equilibrio entre las solicitudes de los trabajadores y realizar una buena mediación en los conflictos.

Además de esta forma en la empresa habrá suficiente tiempo para planificar el funcionamiento de los departamentos durante esos meses.

Poner en conocimiento la planificación de días libres

Una vez realizado el reparto de vacaciones conviene almacenar la información en un documento o software de gestión que esté accesible para los empleados.
Debemos recordar que por ley el personal debe estar informado de su periodo de vacaciones con un mínimo de dos meses de antelación.

Si todo el departamento es conocedor de las vacaciones de los trabajadores beneficiará la organización del trabajo en equipo, además de servir como ejemplo de transparencia y equidad en el trato del empleado..

Sabiendo cuando serán las vacaciones del resto de los trabajadores se podrá transmitir las tareas e información necesaria a las personas que los van a sustituir durante su ausencia.

Realizar el reparto de tareas

Durante los días en que unos trabajadores disfrutan de sus vacaciones, es probable que los empleados en activo asuman responsabilidades que habitualmente no tienen en la empresa.

Para evitar el descontrol, conviene hacer una asignación de estas tareas para que se cubran debidamente. Los empleados deben saber cuales serán sus responsabilidades en ese periodo.

Una buena práctica para evitar conflictos es que las tareas especiales asignadas a los empleados en los periodos vacacionales de otros compañeros, queden reflejadas en un documento que todos dispongan

Tener un buen software de gestion del personal puede ayudarnos en el proceso de solicitud de vacaciones, aprobación de las mismas y la planificacion de horarios y repartos de tareas, ya que todo queda centralizado desde la misma plataforma, evitando malentendidos y confusiones