El registro de jornada laboral obligatorio para los trabajadores se implantó el pasado mayo de 2019. Aunque la mayoría de empresas realiza el registro horario de algún modo, todavía sigue habiendo empresas que no lo realizan, o no lo realizan adecuadamente.

Durante los sucesivos años a la puesta en marcha de la ley de registro horario, se han impulsado  diferentes campañas de inspección laboral en relación con el cumplimiento de los registros horarios. Como resultado de las mismas se detectaron

más de  9.000 infracciones, con un montante de sanciones

que asciende a los 16 millones de euros. 

Con la última actualización del importe de las sanciones, hubo un incremento del 20%, con lo que el incumplimiento de registro laboral puede suponer una multa entre 751 euros a 7.500€ para la empresa. 

El ministerio ha ofrecido información sobre las infracciones más habituales y que puntos se tienen en cuenta en una inspección de trabajo para que las empresas pueden solventar sus deficiencias

Infracciones más habituales en el registro de jornada laboral

De acuerdo con información del Ministerio, las infracciones más habituales en materia del registro horario son las siguientes:

Sistemas de registro de jornada inadecuados

Una de las principales infracciones es la no implementación de un sistema adecuado para cumplir con la normativa. 

Según concreta la ley será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, que pueda proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador. La información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, y debe permitir la presentación de informes que no sean confusos y con la documentación completa.

Además deberá tenerse en cuenta que el registro deberá conservarse durante cuatro años para posibles inspecciones futuras.

La no disponibilidad permanente del registro horario

El sistema o documento del registro horario deberá estar disponible en todo momento no solo para los responsables, sino para cualquier empleado del negocio, sindicatos y, por supuesto, los inspectores.

Es muy recomendable que sea accesible y consultable en todo momento, de lo contrario, puede entenderse que hay voluntad de ocultar información en el control de las horas y supuestas infracciones. 

No registrar correctamente la totalidad de la jornada del empleado. 

En algunas empresas se registra el inicio de la jornada, pero es necesario registrar también el final y los descansos de los trabajadores. Además si el empleado necesita preparación como ponerse una vestimenta especial para el puesto de trabajo, el tiempo que emplee en ello debe contar dentro del tiempo efectivo de trabajo.

Hay datos que pueden o no incluirse en el registro como las pausas para comer o descansar, ya que esto dependerá del acuerdo entre empleador y empleado. Pero la hora de inicio y fin deben constar en cualquier registro, bien sea a tiempo completo o parcial. 

Omisión de fichaje de las horas extraordinarias:

Una de las infracciones más comunes es no realizar el registro de las horas extra. Poder contabilizar las horas que se realicen de más y que el empleado reciba una compensación por ellas es uno de los fines por los que se implanto la obligación de registrar la jornada laboral,. Por tanto es fundamental que las horas extras estén recogidas en el registro que se realice.

Omisión de fichaje de algunos empleados

Es habitual encontrar que hay carencias en los fichajes del personal que teletrabaja o que viaja habitualmente. A veces estas carencias están motivadas por el mismo sistema de fichajes que no permite realizarlo a distancia, y en otras ocasiones por el olvido de los propios trabajadores. Si nuestra empresa se encuentra en esta situación debemos disponer de un sistema que permita el fichaje o la accesibilidad del documento donde se fiche sea donde sea. 

Además es responsabilidad de la empresa confirmar que los empleados están realizando correctamente el registro, ya que si un trabajador no ficha la responsabilidad ante una inspección será de la empresa.

Otras infracciones derivadas del registro horario

El control horario es uno de los primeros aspectos que revisa un inspector de trabajo al llegar a un negocio, porque es fundamental para poder analizar el cumplimiento de muchas otras cuestiones.

A través del registro horario se analizan otras muchas infracciones que pueden cometerse como

• La falta de pago de horas extras
• No respetar las horas de descanso de la plantilla. Un aspecto estrechamente vinculado a la prevención, ya que no descansar entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente es un riesgo laboral.
• Incumplimiento de periodos vacacionales
• Incumplimiento del derecho a la desconexión digital. Gracias al registro de la jornada laboral y a las conexiones VPN, se puede consultar las horas exactas en las que se realizan comunicaciones por vía telemática en una empresa. Esto ha sido fundamental tanto para el derecho de desconexión como para detectar casos de fraude de negocios en ERTE que tenían teletrabajando a sus empleados.