Cuantos empleados necesito y como gestionar la plantilla

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Cuantos empleados necesito en mis tiendas y como gestionar la plantilla

El número de empleados que necesito en una tienda no es fácil de calcular, pero es muy importante hacerlo correctamente.
Contratar menos personal del necesario puede influir en tu producción o atención al cliente. Contar con personal de más supone un incremento de gastos, durante la duración del contrato o en futuros gastos de despido.

Saber como calcular el número óptimo de empleados es fundamental para el éxito de tu empresa, pero también es importante saber gestionar bien la plantilla posteriormente

Factores para el calculo de empleados de las tiendas

Para poder dar solución a la pregunta de cuantos empleados necesito deberemos de tener en cuenta diversos factores

Previsión de afluencia de clientes en la tienda

No hay 2 tiendas exactamente iguales. Aún tratándose de dos tiendas de la misma cadena los flujos de clientes pueden ser completamente diferentes en una tienda en un centro comercial que en una tienda en el centro de la ciudad, posiblemente en la tienda del centro de la ciudad sea más lineal el flujo de clientes y en el centro comercial se produzcan más picos y valles.

El número de personas que hace falta se debe realizar teniendo en cuenta cada centro de manera independiente, atendiendo a un estudio o previsiones de afluencia de clientes.

El tamaño de la tienda:

Debemos de tener en cuenta cual es la superficie de tienda, obviamente a mayor tamaño necesitaremos mayor cobertura de personal, no solo para la atención al cliente, sino también para cubrir tareas secundarias como reposición o mantenimiento

También sería interesante plantearse si la tienda estará distribuida en diferentes departamentos, y el personal especializado que necesitamos para cada uno de ellos. Por ejemplo una tienda de bricolaje tiene un departamento de madera, otro de cocinas, iluminación, pintura… cada departamento se suele organizar con su personal de forma independiente, y necesitan en todo momentos cubrirse todos los departamentos con su personal especializado. .

Rotación de producto

Debemos de valorar cual es la rotación del producto. Si la rotación o la caducidad es muy alta se deberá reponer en más ocasiones. En una tienda con mayor volumen de venta posiblemente se tengan que hacer 2 pedidos de producto durante la semana y en otras más pequeñas solo una vez. Esto influye en que la tarea de gestionar el pedido requieres más esfuerzo/tiempo en unas superficies que en otras.

Horarios de apertura

Influye en el número de personal a contratar si la apertura del centro es durante todo el día, no se cierra a medio día, o si tiene horario partido. La organización del personal y los turnos cambia considerablemente por el número de horas a cubrir

Horarios especiales

Hay que tener en cuenta si nuestros horarios cambiaran en campañas especiales como navidades, rebajas… muchas tiendas cuando se aproximan estas fechas tienen un horario más amplio o abren incluso los domingos.

También considerar cual será nuestra posición los días festivos, tanto nacionales como locales, abrir o no va a cambiar la fisonomía de la plantilla.
Si el punto de venta esta en zona turística, en un puente necesitaremos más personal porque se espera más afluencia. Sin embargo si nuestra tienda se encuentra en una zona no turística, en un puente posiblemente podamos dar descanso a nuestros trabajadores o aprovechar para compensar bolsa de horas.

Funciones de los trabajadores

En los centros de ventas hay que hacer tareas, ventas suele ser la principal, pero también hay otras tareas secundarias como reponer, limpiar, mantenimiento…

Algunas se pueden hacer mientras el local esta abierto al público, pero otras no, como el mantenimiento o limpieza.
Por lo que se tendrá que especificar qué número de horas fuera del horario de ventas se necesitará contratar al personal

El tiempo efectivo de trabajo

Descansos, vacaciones, posibles bajas…. Debemos de contar siempre con un margen extra de las horas que calculamos de nuestros trabajadores, ya que nunca el tiempo efectivo de los trabajadores es el 100%

Pero no solo debemos tener previsión sino un control en la eficiencia de los empleados a la hora de realizar tareas.
No en todas las empresas se hace un control del uso que se realiza de los recursos humanos, no se asignan tareas bien definidas dentro de los horarios de trabajo, dejando muchas horas ociosas al empleado. Tampoco son fáciles de calcular las perdidas de tiempo…
Sin una buena planificación ni control aumentaremos la necesidad del número de personal

GESTION DE PLANTILLA

Una vez tengamos claro cuanto personal se necesita para nuestra tienda deberemos de plantearnos cómo elaborar y gestionar la plantilla. Aquí deberemos tener en cuenta las diferentes variables

Tipo de contrato:

Seguramente contemos con una parte de personal fijo que cubrirá todo el año y otros trabajadores eventuales para picos como navidad o fechas especiales.

También puede ser que algunos de nuestros trabajadores se aplique la modalidad de bolsa de horas, trabajar más horas en los momentos que la empresa más lo necesite y menos en otros

Además también habrá que valorar el número de horas contratadas, si nuestros trabajadores tienen jornada completa o media jornada…

Turnos de trabajo:

Deberemos valorar si nuestros trabajadores van a tener turnos fijos pactados por contrato, por ejemplo una persona solo podrá trabajar por la mañanas porque por las tardes cuida de un familiar.
O si por el contrario tendrán turnos rotativos y como organizarlos. En este caso deberemos tener en cuenta cuanto tiempo tiene que pasar entre una jornada y la siguiente o entre turnos

Días de descanso

Muchas tiendas, especialmente las situadas en centros comerciales o en el centro de las poblaciones, abren los domingos. En este caso ya no tenemos una fecha semanal predeterminada para el descanso y se nos suma la dificultad de equilibrar los días de libranza entre los trabajadores para tenerlos a todos contentos


Son muchos los parámetros que tenemos que tener en cuenta a la hora de planear y gestionar una plantilla y sus horarios de trabajo. Por suerte actualmente hay sistemas de gestión de empresas, como Lomaxim, especializados en la gestión de plantillas.

Facilitan las tareas de

  • Fichaje y control horario del personal
  • Gestión de bolsa de horas
  • Solicitud y gestión de vacaciones y cambios de turnos
  • Creación de horarios de trabajo teniendo en cuenta todos los parámetros antes mencionados
  • Planificación y control de tareas.
  • Generación de informes para inspecciones de trabajo

De esta manera se simplifica la gestión de la plantilla y se optimiza su eficiencia, reduciendo los costes sin perder calidad de atención al cliente.

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