La planificación y organización de turnos y horarios de trabajo es una tarea organizativa ineludible para la mayoría de empresas del sector retail, hostelería y empresas productivas.

La importancia de la gestión de horarios de trabajo

Muchas empresas no dan la importancia necesaria a la creación de los turnos, aun cuando está demostrado que la optimización de horarios de trabajo tienen muchas ventajas como: 

• La reducción de costes de personal.
• Mejor atención al público.
• Mayor efectividad en la realización de tareas.
• Mayor satisfacción de nuestro equipo profesional. 

Por el contrario, no prestar la suficiente atención a la planificación de turnos de trabajo puede causar enormes consecuencias en nuestra empresa, tanto a nivel económico como en el bienestar de nuestros empleados.

Que herramienta utilizar en la planificación de turnos

Es un error dejar la realización de una tarea tan importante como la gestión de horarios a herramientas que se han quedado antiguas y desfasadas, como el papel y boli o las hojas de cálculo. Aquí te damos 10 razones por las que no hacer horarios de trabajo en Excel.
No dar la suficiente importancia a esta tarea y la forma de realizarla perjudicará enormemente al departamento de recursos humanos y la organización empresarial al completo.

Disponer de un software de planificación de horarios puede resultar fundamental para ahorrar horas de trabajo y mejorar nuestra eficiencia. Puede que sea una inversión inicialmente costosa, pero, bien utilizada en poco tiempo, amortizará su inversión con la reducción de costes y optimización de turnos y tareas manteniendo a nuestro equipo coordinado

Que son los softwares de gestión de horarios de trabajo

Un software de planificación de turnos de trabajo permite crear automáticamente los horarios de trabajo de nuestra empresa. 

Tras una parte inicial de implementación, la herramienta estará lista para generar automáticamente los horarios de trabajo de cualquier tipo de organización o empresa, incluso aquellas con cientos de trabajadores. Y no solo distribuidos en un centro de trabajo, también permite crear de manera sencilla los turnos de los diferentes centros, como en el caso de los supermercados o las grandes superficies comerciales.

Como trabajan los programas de creación de horarios avanzados

Un programa de gestión de horarios avanzado como Lomaxim, no genera los horarios atendiendo únicamente a que encajen las horas que deben de realizar los empleados por contrato con los turnos. Los softwares inteligentes para la realización de los turnos de trabajo utilizan muchos datos diferentes, hasta encontrar la solución perfecta para nuestra organización.

• El cumplimiento de la normativa legal y convenios: La creación de horarios de trabajo se realiza a partir del cumplimiento de la ley y los diferentes convenios. Para empresas que trabajan a nivel nacional se puede incluso definir las características que rigen cada uno de los centros según el convenio de su ubicación. 
• La previsión de carga de trabajo: A partir del análisis de la facturación de periodos anteriores se realiza una previsión de la afluencia de clientes o tareas en los centros, disponiendo de más personal en los momentos en que más se necesitará y viceversa.
• La realización de tareas: Durante la implementación y puesta en marcha del programa se realiza un detallado estudio y medida de tiempos de las tareas que realizan los empleados. Por lo tanto hay una cuantificación real del tiempo de las tareas permitiendo una distribución realista de estas, disminuyendo los tiempos muertos y mejorando la eficiencia.
• Los roles de los empleados: No todos los empleados tienen los mismos roles y capacitaciones, por lo tanto no son las mismas tareas que pueden realizar. Se tendrá en cuenta en la creación de turnos de trabajo que siempre haya los empleados necesarios para cubrir todos los roles necesarios para el funcionamiento del centro. Más información de la planificación en base a tareas y capacitaciones
• La bolsa de horas: Si trabajamos en una organización con flexibilidad se dispondrá de una bolsa de horas. De esta forma los trabajadores realizarán más horas cuando haya picos de trabajo y se compensará devolviendo las horas en los periodos de menor actividad. Un programa de planificación de horarios avanzado permitirá la gestión de bolsa de horas y tendrá en cuenta la compensación de las horas cuando cree los cuadrantes de trabajo.

Como esta demostrado, estos softwares de planificación horaria crean de manera automática y sencilla los turnos de trabajo de una forma inteligente, sin errores y teniendo todo controlado en todo momento. De ahí los resultados que aportan a la empresa en eficiencia y ahorro de costes de personal

Otras funcionalidades extra que pueden aportar los programas de planificación de horarios

Algunos programas, como Lomaxim, le ofrecen otras herramientas que mejorarán la gestión,  control y comunicación en la empresa.

Herramienta de registro de jornada laboral y control horario

Lomaxim integra una sencilla herramienta de control horario, a través de la cual se puede fichar fácilmente. Esto no solo le permite cumplir con la ley de registro de jornada laboral, sino que también permite contrastar la planificación de horarios con el cumplimiento real de los mismos.

Más sobre como fichar en el trabajo con Lomaxim

Acceso en cualquier momento a todo tipo de informes

Lomaxim genera numerosos informes a los que tendrá acceso en cualquier momento. Estos informes están adaptados a los requisitos de una inspección de trabajo.

Además también genera informes operacionales para el estudio de datos en la mejora de la gestión, que estarán constantemente actualizados. En ellos podremos consultar datos como

• Métricas y KPIs
• Bolsa de horas
• Absentismo laboral
• Cumplimiento de tareas

APP de empleados

El programa de Lomaxim se sincroniza automáticamente con una sencilla APP para los empleados. Esto permite que los trabajadores puedan consultar fácilmente desde sus dispositivos sus turnos de trabajo en cualquier momento, evitando posibles errores o conflictos.

Además esta APP también permite solicitar y gestionar cambios de turnos, solicitud de vacaciones, gestión de bajas y reajustes horarios de última hora por imprevistos

Si quiere saber más sobre como un software de gestión de horarios de trabajo puede ayudar a mejorar su empresa, no dude en contactar con nosotros. Nuestros números y clientes nos avalan