Crear horarios de trabajo para empresas del sector retail y supermercados, así como otros centros de carga variable, puede ser una de las tareas más complicadas para los gerentes o responsables del personal.
Generar los horarios de trabajo implica analizar una gran cantidad de datos para cubrir los requerimientos de nuestros centros de la manera más eficiente posible. Esta tarea se vuelve más complicada al gestionar un mayor número de empleados, como en caso de cadenas de supermercados o tiendas y en grandes superficies comerciales, por lo que no es recomendable realizarlo de forma manual, sino utilizar un software especializado en la creación de horarios como Lomaxim
En una artículo anterior de nuestro blog ya analizamos cómo realizar horarios de trabajo inteligentes en base a las variables de flujo de clientes, las horas disponibles de los empleados y planificación de turnos en base a tareas
En este artículo vamos a ofrecerte otros consejos o tips que también deberás tener en cuenta para crear cuadrantes de turnos de trabajo optimizados y encaminados a que haya una mayor satisfacción laboral y el equipo sea más eficiente.
10 consejos para crear horarios más eficientes
- Intenta que el personal mejor cualificado y más productivo en determinadas tareas esté disponible en la franja horaria donde existe mayor demanda de su especialidad
- Invierte en empleados con más de una habilidad, que puedan asumir diferentes tipos de tareas.
Esto se puede realizar desde un inicio en los procesos de selección o realizando formaciones cruzadas, de manera que los capacitemos en distintas habilidades. Contar con empleados multidisciplinarios puede mejorar significativamente la productividad, permite descargar laboralmente a los empleados más capacitados y facilita la planificación de turnos de trabajo - Planifica descansos del personal al crear los horarios.
Aunque parezca que de esa manera disminuimos el tiempo de trabajo y por tanto la eficiencia, muchos estudios indican todo lo contrario, que el descanso es igual de importante que el trabajo, ya que permite un momento de desconexión y recargar energías aumentando el rendimiento en las horas posteriores.
Planificar los descansos te permitirá tener mayor control sobre cómo distribuirlos sin afectar a las operaciones - Planifica los turnos de trabajo con asignación de tareas diferentes a lo largo del día.
Divide el día de trabajo en intervalos y varía las tareas asignadas en cada uno de los intervalos.
La atención de los empleados disminuye con tareas monótonas, y con ello su productividad y su calidad de atención al cliente. - Combina la planificación de trabajo asincrónico, como reposición, organización, preparación de pedidos, que los empleados pueden realizar mientras no están ejerciendo atención al público.
Esto reducirá las horas ociosas de los empleados en los momentos de menor afluencia de clientes - Utiliza un software de gestión de horarios que te permita realizar ajustes rápidamente y permita sincronizar automáticamente los ajustes en los horarios de los otros trabajadores. Además los cambios deben quedar reflejados instantáneamente en la programación, y deben ser comunicados a los empleados en ese mismo momento.
Al utilizar Excel u otros procedimientos manuales para la creación de horarios, cualquier ajuste para cubrir un imprevisto puede traer grandes quebraderos de cabeza y los riesgos de cometer errores serán mayores. - Utiliza el análisis de datos generados por tu negocio en periodos similares y anteriores para aumentar la precisión en la afluencia de clientes. Utiliza estos datos en la planificación y programación de horarios de trabajo. Repite este ciclo constantemente
- Ten en cuenta las preferencias de los trabajadores en cuanto a horarios y cambios, siempre que sea posible. Reducirá los niveles de ausentismo y beneficiará las satisfacción del empleado
- Garantiza que todos los empleados conocen el cuadrante de turnos de trabajo con suficiente antelación, ayudará a que puedan conciliar sus vidas personales y familiares. Las planillas con los horarios deben estar disponibles para su consulta en cualquier momento, utiliza herramientas en la nube o APPS de empleados, en vez del anticuado folio colgado en el centro
Además ofrece herramientas para que puedan solicitar fácilmente cambios, permisos, vacaciones y que todo quede registrado para que no haya futuros problemas o malentendidos - Realiza una distribución equitativa de los horarios menos deseados por los empleados. Igualmente crea una política equilibrada para la solicitud de días libres y periodos de vacaciones, de modo que no sean siempre los mismos empleados los que puedan elegir los mejores días o los puentes.
Si tu empresa todavía no trabaja con ningún software de creación de horarios es el momento de plantearse el cambio.
Consúltanos sobre las características de Lomaxim, el programa que te permitirá realizar los horarios de trabajo de manera automática, eficiente e inteligente.
Planifica los turnos de trabajo en base al pronóstico de afluencia, asignación de tareas y las características de tu plantillas, permitiendo además gestionar la bolsa de horas
Además incluye otras funcionalidades como registro y control horarios, APP del empleado para comunicación de horarios y cambio de turnos…
